Gut organisiert im Kanzleialltag

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Was den Anwalt bewegt

Damit in einer Rechtsanwaltskanzlei alles reibungslos läuft, ist eine gute Grundorganisation besonders wichtig.

Akten müssen sortiert und Termine im Blick behalten werden. Doch bloße Aufräumarbeiten allein machen eine Anwaltskanzlei noch nicht zum Erfolg.

Die Bearbeitung von Mandaten, Gerichtstermine und Gespräche mit Mandanten gehören in einer Anwaltskanzlei zum Tagesgeschäft. Damit sich sich die Rechtsanwälte ganz ihren Mandanten und ihren Anliegen widmen können, ist eine gut strukturierte Büroorganisation wichtig. Erst wenn alle Abläufe reibungslos funktionieren, läuft auch das Tagesgeschäft problemlos.

Fristenmanagement ist das A und O

Kaum etwas ist im Kanzleialltag so wichtig wie die Einhaltung von Fristen. Deshalb ist es unerlässlich, die Strukturen in der Kanzlei so zu ordnen, dass stets alle Termine eingehalten werden können und dass Akten von Mandanten immer griffbereit sind. Ein zentraler Aktenschrank, der übersichtlich alle Akten der Mandanten beinhaltet, ist eine praktikable Lösung. Jede Akte enthält die wichtigen Fristen des Falles, ein Kostenblatt sowie den Briefverkehr inklusive aller Gesprächsnotizen. Diese mandatsbezogene Organisation kann wertvolle Zeit sparen, die bei Anwälten bekanntlich immer knapp bemessen ist.

So klappt die Kommunikation in der Kanzlei

Daneben sollte auch die mandatsunabhängige Organisation reibungslos funktionieren. Dazu gehört beispielsweise, die Software auf den Kanzleicomputern immer auf dem aktuellen Stand zu halten und sicherzustellen, dass alle Kommunikationsgeräte einwandfrei funktionieren. Eines der wichtigsten Utensilien im Kanzleialltag ist das Telefon – immerhin greifen viele Mandanten eher zum Telefon, um eine kurze Nachfrage zu stellen, als dass sie den direkten Weg in die Kanzlei antreten. Zur perfekten Organisation gehören jedoch nicht nur funktionierende Geräte, sondern auch kompetente und freundliche Mitarbeiter. So sind beispielsweise Sekretärinnen, die sich um die Korrespondenz kümmern und Anrufe von Mandanten entgegennehmen, das Aushängeschild einer jeden Anwaltskanzlei.

Haben Werbekampagnen Erfolg?

Da viele neue Mandanten durch Empfehlungen oder Werbekampagnen auf eine Anwaltskanzlei aufmerksam werden, ist es für Rechtsanwälte interessant zu wissen, wie ein Mandant von der Kanzlei erfahren hat. Im persönlichen Gespräch zwischen Mandant und Anwalt gilt es jedoch, sich über den Fall zu unterhalten, als die Wirksamkeit von Werbestrategien auszuloten. Wer als Anwalt trotzdem herausfinden möchte, woher seine Mandanten kommen, kann in seiner Kanzlei ankommende Anrufe ganz einfach tracken lassen. Mit diesem Service, wie ihn beispielsweise adConverse anbietet, ist das unkompliziert möglich.


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