Das Sekretariat

Dreh- und Angelpunkt einer jeden Kanzlei ist das Sekretariat, wobei sowohl dem Telefon- als auch dem Schreibsekretariat maßgebliche Bedeutung zukommt.

1.  Telefonsekretariat

Für immerhin 83 Prozent der in einer Studie des Soldan-Instituts befragten Mandanten war die kurzfristige Terminierung ausschlaggebend für die Mandatserteilung, direkt gefolgt von der Freundlichkeit des Personals (71 Prozent). Aus diesen Erkenntnissen sollten auch Sie zwingende Schlüsse ziehen, sowohl für Ihr eigenes Serviceverhalten als auch für Ihre Kanzleiorganisation.

Telefonische und persönliche Erreichbarkeit

Jeder neue Mandant ist ein potentielles Juwel. In Zeiten zunehmender Ungeduld wird ein nicht besetztes Telefon oder gar ein Anrufbeantworter von diesem für Sie so wertvollen Mandanten meist sofort abgestraft. Das Telefon muss immer besetzt sein, auch während der Mittagspausen. Ohnehin wirkt es nicht gerade serviceorientiert, sondern eher „verstaubt”, wenn die Kanzlei während der Mittagszeit nicht erreichbar ist. Jeder neue Mandant ist wichtig. Im Zweifel ruft dieses Juwel gleich den nächsten Anwalt an, schließlich hat er ein Problem, das er jetzt(!) gelöst wissen will.

Und der Bestandsmandant will erst recht kein Freizeichen ohne Antwort oder einen Anruf­beantworter. Bei Wiederholungen droht Unzufriedenheit und Abwanderungstendenz – immerhin gibt es genügend Anwälte.

Problemlösung

Nehmen Sie sich einen externen Dienstleister als 24-h-Telefonsekretariat während Ihrer Abwesenheit.

Das können Sie für kleines Geld organisieren und bietet 100 %igen Service. Diese vielfach noch unbeachtete Dienstleistung eröffnet neue Dimensionen der Optimierung des Mandanten-Services. Hiermit können Sie nämlich sicherstellen, dass Ihr Telefon 365 Tage im Jahr besetzt ist und das 24 Stunden am Tag.

Weitere Vorteile

Selbst wenn Sie überhaupt nicht erreichbar sein wollen (abends, feiertags, an Wochenenden usw.), so bieten Sie Ihren Mandanten dennoch einen persönlichen Ansprechpartner, ohne selbst gefordert zu sein.

Dieser Service ist für Einzelkämpfer und Existenzgründer ebenso ideal wie für Kanzleien mit „dünnerer” Personaldecke, denn so können Sie Ihr Telefon – nach außen hin – ohne eigene Personal­kosten rundum besetzt halten und haben zudem keine Probleme mit Urlaubs- und Krankheits­vertretungen, Zigarettenpause und Kollegenschwätzchen.

Zwischen den Anbietern gibt es erhebliche Unterschiede. Das fängt bereits bei der unverzichtbaren 24-h-Präsenz an, geht über unterbewertete Nebensächlichkeiten wie Einrichtungsposten und endet bei vielen versteckten Kosten, die ein vermeintlich günstiges Angebot erheblich verteuern.

Praxisberechnung 1. Minute Anbieter I Anbieter II Anbieter III Anbieter IV
Gesprächsminute 0,85 € 0,75 € 0,55 € 0,99 €
Gesprächsannahme 0,69 € 0,73 € 0,69 € 0,00 €
Spät-/Nachtzuschlag 0,25 € 0,25 € 0,25 € 0,00 €
Kosten 1. Minute 1,79 € 1,73 € 1,49 € 0,99 €

Anbieter von Telefonservices:

AdvoGarant.de ( im Starterpaket enthalten )
Callways.de
Ebuero.de


2. Schreibsekretariat

Was hilft eine schicke Kanzlei, eine perfekte Erreichbarkeit und Kompetenz des Anwalts, wenn bspw. die einstweilige Verfügung erst in acht Tagen geschrieben ist? Im „worst case” verspielen Sie an dieser Stelle genau dasjenige Vertrauensguthaben, das Sie sich durch viele kleine Bausteine mühsam beim Mandanten erarbeitet haben.

Stellen Sie also sicher, dass Ihre Diktate möglichst sofort geschrieben werden, damit Ihr Mandant auch sofort sehen kann, dass sein Anwalt schnell Druck zu machen versteht.

Problemlösung:

Das 24-h-Schreibsekretariat, das Sie keinen einzigen Cent kostet, bis Sie die Serviceleistungen in Anspruch nehmen.

Anbieter von Schreibservices:

-          Netsek.de (im Starterpaket enthalten)

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