Arbeitsabläufe

Ein harmonisches Betriebsklima, eine gute Mandantenbeziehung, kosteneffiziente Mandatsbearbeitung sowie langjährige Mandantenbindung  - welcher Anwalt wünscht sich das nicht?

Der Weg ist das Ziel.

Nur eine Kanzlei mit guter Organisation kann sich durch reibungslose Zusammenarbeit auszeichnen, die Ihre Mandanten, Ihre Mitarbeiter und nicht zuletzt Sie selbst wertschätzen.

Mit einer effektiv gestalteten Büroorganisation können Sie Mitarbeiter besser einsetzen und Mandanten optimal betreuen.

„Antike“ vs.  Modernität?

Es hört sich vielleicht verstaubt an, wenn die „alt hergebrachten“ Berufspflichten als Basis der Kanzleiorganisation herhalten sollen. Wenn man sich aber die Eckpfeiler des Anwaltsberufs genauer anschaut, die allesamt auf dem Vertrauen des Mandanten zu seinem Rechtsanwalt beruhen, so wird vieles klarer:

  • Verschwiegenheitspflicht (Mitarbeiter);
  • Verschwiegenheitspflicht (Falle: Wartebereich im Sekretariat);
  • Verschwiegenheitspflicht (Datenverarbeitung);
  • Parteiverratsverbot (Interessenskollision);
  • Pflicht zur unverzüglichen Mandatsablehnung;
  • Pflicht zur unverzüglichen Herausgabe von Fremdgeldern und Verzinsung;
  • Pflicht zur Anderkontenführung;
  • Verbot, nicht ohne Gefahr von Weisungen abzuweichen.

Allein schon dieser kurze Auszug aus den Anwaltspflichten sowie öffentlich-rechtliche Pflichten wie Angabe der Rechnungsnummer, digitale Voranmeldung der Umsatzsteuer und digitale Übermittlung der Lohnsteuerdaten dürften auch den letzten Skeptiker von der Notwendigkeit überzeugen, sich nachhaltig mit seiner Kanzleiorganisation zu befassen.

Die Leitung einer Anwaltskanzlei ist Managementaufgabe

Dennoch beruht die allgemein in Kanzleien vorzufindende Organisationsstruktur häufig auf unreflektierter Wiederholung dessen, „was schon immer so” gemacht wurde und ist für gewöhnlich nur in irgendwelchen Köpfen nebulös präsent, ohne objektiviert, also schriftlich nachvollziehbar zu sein.

Organisationsabläufe sollten schriftlich niedergelegt werden und gerade Kanzleigründer sollten sich an dieser Stelle viel Zeit nehmen und gründlich planen, denn an dieser Stelle werden die Weichen für die zukünftige Effektivität ihres Unternehmens gestellt.


1. Berufspflichten und Organisation

Allein schon die standes- und steuerrechtlichen Verpflichtungen zur

  • Anderkontenführung;
  • Angabe der Rechnungsnummer;
  • digitalen Voranmeldung der Umsatzsteuer;
  • digitale Übermittlung der Lohnsteuerdaten;

zwingt die Kanzleiverwaltung möglichst schon von Beginn an über ein entsprechendes Kanzleiverwaltungsprogramm zu organisieren, damit Versäumtes nicht später mit erheblichem Aufwand nachgearbeitet werden muss.

Nichts anderes gilt für die Mandanten- und Kanzleibuchhaltung und auch eine ordungsgemäße Aktenführung ist heute betriebswirtschaftlich kaum mehr ohne EDV denkbar.


2. Sächliche Organisationsmittel

Ohne  sachliche Organisationsmittel geht nichts. Sie gehören zur unverzichtbaren Kanzleiausstattung und damit auch in den Businessplan / die Betriebswirtschaftliche Auswertung (dort als Anlagegut bzw. GwG) einer jeden Kanzlei:

  • Registraturmittel (Hefter, Ordner sowie die dazugehörigen, abschließbaren Schränke);
  • Termin- und Fristenkalender;
  • Akten- und Prozessregister;
  • Geldeingangs- und ausgangsbuch;
  • Postausgangsbuch;
  • Formulare, Verfügungsstempel et cetera;
  • Stammdatenverwaltung;
  • Diverses wie Locher, Hefter, Enthefter und so weiter.

Selbstverständlich können die Register- und Fristenbücher sowie die Stammdaten durch entsprechende Software ebenso abgebildet werden, wie die Termin- und Fristenverwaltung.

Registraturmittel

Zulässig ist jede Registraturform, sogar die Loseblattsammlung, die hier aus Gründen des „Überholtseins” nicht weiter vertieft werden soll.

„Papier”akten sind aufgrund der Verschwiegenheitspflicht aus § 43 a Absatz 2 BRAO unter Verschluss zu halten. Die Aufbewahrung ist daher so anzulegen bzw. anzuschaffen, dass diese abschließbar sind. Dies ist u.a. wichtig gegenüber Dritten z.B. Reinigungskräften, die in den Kanzleiräumen Dienstleistungen verrichten, sofern nicht auch diese eine entsprechende Verschwiegenheiterklärung abgegeben haben.

Besonderheiten bestehen bei der digitalen Akte. Die digitale Akte ist eine neuzeitliche Organisationsmaßnahme, die kanzleiintern hohes Einsparpotential verspricht. Ihr gehört im Hinblick auf die Anstrengungen der Justiz, sich selbst zu digitalisieren, die Zukunft. Derzeit kann sie die analoge Akte allerdings nicht ersetzen, denn eingescannte Originale haben keinen gerichtsverwertbaren Beweiswert. Daher ist eine parallele, traditionelle Aktenhaltung notwendig, so dass die Originale weiterhin in einer Akte aufzubewahren sind.

Je nach Anbieter des elektronischen Aktensystems muss der Mandant jedoch seine Zustimmung zur digitalen Aktenführung ausdrücklich und schriftlich erteilen. Das ist spätestens dann der Fall, wenn die Akten auf einem Kanzleiserver, sondern auf einem Server gespeichert werden, der einem Dienstleister zugänglich ist (Verschwiegenheitsgebot).

Bücher & Register

Aus den genannten standes- und steuerrechtlichen Gesichtspunkten heraus sind Mandaten- und Gegnerregister sowie Bücher zu führen. Heutzutage empfiehlt sich die Führung über ein entsprechendes Kanzleimanagementprogramm. Einzutragen sind alle wesentlichen Daten die sich durch Wiedervorlagen, Fristen und Geldverkehr ergeben.

Somit kommt neben einer ordnungsgemäßen Stammdatenhaltung, zu der bei Behörden oder Gerichten die entsprechenden Stellen nebst Aktenzeichen einzutragen sind, auch der mehr als konsequenten Eintragung der laufenden Verfügungen eine überragende Bedeutung zu. Die BGH-Rechtsprechung zur Mitarbeiterkontrolle ist da eindeutig.

Formulare & Verfügungsstempel

Formulare & Verfügungsstempel gehören mit zunehmendem Einzug der EDV in die Kanzleien verstärkt der Vergangenheit an, falls die EDV konsequent eingesetzt wird. Letzteres ist eine Frage des Qualitätsmanagements.

 

3. Ablauforganisation

Vorüberlegungen

Die Ablauforganisation legt die grundsätzlichen Prozesse innerhalb der Kanzlei fest. Sie ist der eigentliche Kern der Kanzleiorganisation, wobei die EDV gelegentlich Sachzwänge auferlegt, die ggf. reflektiert werden sollten.

Personelle Zuordnung

Es gibt Bereiche, die ausschließlich dem Rechtsanwalt vorbehalten sind wie die Rechtsberatung, Fristenkontrolle, Entscheidung über die Mandatsannahme, die Rechnungsunterzeichnung oder die inhaltliche Endkontrolle der Kommunikation nach außen.

Wenn die Kompetenzen innerhalb der Kanzlei festgestellt sind, so ergibt sich vieles von selbst. Beispielsweise ist das Unterzeichnen der Mahnbescheide Sache des Anwalts, die Unterzeichnung von Materialbestellungen wiederum kann Sache der Bürovorsteherin sein (ggf. innerhalb von Verfügungsrahmen).

Je nach Größe der Kanzlei kann eine Aufteilung in Dezernate erfolgen, ebenso die unmittelbare Zuordnung jeweils einer oder mehrerer Fachkräfte zu einem Anwalt bzw. einem Fachkraftpool.

Mandatsablauf

Entscheidend für ein zukunftsorientiertes Mandatsverhältnis ist nicht nur eine optimale Grundlagenermittlung, sondern insbesondere eine wasserdichte Mandatsübertragung.

Organisation Mandatsbeginn

  • Stammdatenerfassung;
  • Kollisionskontrolle;
  • Überprüfung nach dem Geldwäschegesetz;
  • Ggf. kanzleiinterne Zuordnung zum Berufsträger;
  • Verfahrens- und Kostenaufklärung.

Im Hinblick darauf, dass bei Fehlleitungen oder Verfälschungen von E-Mails dem Anwalt der Beweis obliegt, dass der Mandant dem E-Mail-Verkehr zugestimmt hat, empfiehlt sich bei E-Mail gestützter Mandantenkommunikation, eine schriftliche Einwilligung des Mandanten zur Akte zu nehmen.

  • Ablaufplan der Erstberatung

    Wer möchte hierzu was schreiben? Für Infos, Tipps oder Beiträge sind wir stets dankbar.

  • Ablaufplan des Beratungsmandats

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  • Ablaufplan des streitigen Mandats

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  • Kommunikationsorganisation

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Die Kommunikationsorganisation umfasst sowohl die telefonischen, elektronischen (Fax und E-Mail), als auch die persönlichen und postalischen Kontakte mit dem Mandanten der Gegenseite bzw. Staatsanwalt, Gericht oder Behörden. Dies muss organisiert und vor allem geschult werden. Ansonsten drohen Informationsverluste mit Regressfolgen oder aber Unzufriedenheit des Mandanten, weil sich dieser schlecht betreut fühlt.

Zur Kommunikationsorganisation gehören auch die Wahrung des Mandantengeheimnisses und die Einhaltung des Datenschutzes. So muss im Besonderen sichergestellt werden, dass die Kommunikation Dritten nicht zugänglich ist. Dies gilt auch für wartende Mandanten, die über „die Theke” hinweg sehen können, welcher Mandant gerade angeschrieben wird. Hierzu gehören ebenso Telefongespräche, die wartende Mandanten / Vertreter und so weiter mithören könnten.

  • Umlauforganisation

Akten leben davon, dass sie in Umlauf gehalten werden. Eine einmal „in Vergessenheit geratene” Akte birgt Haftungsrisiken und bringt kein Honorar. Gleichwohl gilt der Grundsatz „soviel Aktenbewegung wie nötig, so wenig wie möglich”. Ob die Akten nun durch Verfügungsstempel oder EDV am Leben erhalten bleiben, ist eine Organisationsentscheidung.

In welchem Takt Akten wieder vorgelegt werden, sollte der Berufsträger einzelfallbezogen bestimmen. Manche EDV holt die Akten auch viertel- oder halbjährlich wieder aus dem Tiefschlaf. Auf jeden Fall aber sollte jede Akte mindestens einmal jährlich angefasst werden, um auch ältere Vorgänge nicht aus dem Auge zu verlieren.

  • Aktenorganisation

In die Akte gehören neben dem Aktendeckblatt mit möglichst allen Kontaktdaten des Mandanten (auch Geburtsdatum für den Fall, dass er EMA-mäßig gesucht werden muss) auch der so genannte Mandantenaufnahmebogen, eine mit Unterschrift versehene Erklärung des Mandanten, dass er über die Kosten aufgeklärt wurde sowie eine mit Unterschrift versehene Bestätigung, dass er soweit erforderlich mit einer unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation einverstanden ist.

Außerdem:

  • Terminblatt mit wichtigen Fristen;
  • aktuelles Kontenblatt (Auslagen, gezahlte und erhaltene Geldbeträge);
  • ggf. Ablageverfügung und die neue Ablageaktennummer bei Ablage.

Es empfiehlt sich, dass Akten bei der Ablage unabhängig von der bisher geführten Aktennummer eine neue Ablagenummer erhalten. Das hat den Vorteil, dass die Akten des jeweiligen Ablagejahres eindeutig identifiziert und nach Ablauf der entsprechenden Lagerfristen (5 Jahre nach § 50 Abs. 2 BRAO für eigene Aktenteile; 7 Jahre für Buchhaltungsunterlagen) vernichtet werden können.

  • Fristenorganisation

Die Organisation der internen und externen Fristen ist eigentlich Bestandteil der Umlauforganisation. Sie ist absolute „Chefsache” und kann zwar delegiert werden, muss aber vom Anwalt überprüft werden.  Die Anforderungen an die Fristenorganisation sind hoch:

Alle Fristen

  • müssen täglich zentral für einen Berufsträger ausgewertet werden;
  • müssen insgesamt für die Kanzlei täglich ausgewertet werden;
  • müssen zentral erfasst und ausgewertet werden können;
  • müssen mit Angabe des Fristengrundes und Aktenzeichen gespeichert werden;
  • dürfen nur auf Anweisung des Rechtsanwaltes gestrichen werden.

Dies ist ein selbst aufbauendes Portal, das auf Eure Mithilfe angewiesen ist, für weitergehende Infos, Tipps oder Beiträge sind wir stets dankbar.

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